1. Vocal rekord - saját rekord

 

  1. Az azonos rekordazonosítók és az VOCAL+OPAC-ba ment mentési opció használata miatt a helyi adatbázisban végzett változtatások hatással vannak a VOCAL adatbázisra is. Ez biztosítja, hogy a VOCAL adatbázis mindig a rekordok legújabb és legteljesebb változatát tartalmazza. Ugyanakkor nagyon kell vigyáznunk arra, hogy milyen változtatásokat végezhetünk,

 

  1. Az átvett VOCAL rekordon nem szabad az alábbi változtatásokat végezni:
    1. nem változtatjuk meg az átvett bibliográfiai és authority rekordok azonosítóját
    2. nem szabad semmilyen meglévô adatot törölni, akkor sem ha a saját adatbázisunk alapelvei szerint az "fölösleges" adat. Különösen fontos ez a kötetadatok esetében. (A törölhetô adatok közé csak az "idegen" tárgyszavak, kötetadatok, ETO-számok és példányadatok tartoznak)
    3. nem szabad a rekordot alapvetô szerkezetében megváltoztani (dokumentum tipusát, több kötetes m vs. sorozat) legalábbis a rekord létrehozó intézménnyel való konzultáció nélkül. (A tanulságos eseteket érdemes a Corvina listára is megírni, javasolni a szabályzat kiegészítéseként)

 

  1. A VOCAL rekordon elvégzendô változtatások:
    1. a 040 $d almezôben felírni a módosító intézmény kódját
    2. az 583 $x almezôben beírni a módosító intézmény és könyvtáros kódját (pl. D1: kk, mzs, J: to, bk, S1: gp)
    3. az idegen lelôhelyinformációk törlése, saját példányadatok beírása

 

  1. A VOCAL rekordon elvégezhetô változtatások. Bármilyen javítás csak a dokumentum alapján végezhetô el.
    1. az idegen tárgyszavak és ETO számok törlése, saját beírása
    2. helyesirási, gépelési hibák javítása
    3. bibliográfiai rekord újabb adatokkal való kiegészítése
    4. authority rekord újabb adatokkal vagy utalóval való kiegészítése

 

  1. A VOCAL adatbázist közvetlenül szerkesztôk:

 

  1. A VOCAL adatbázisban automatikus duplumellenôrzés és duplumösszevonás történik. Egyelôre ezzel nem kell foglalkozniuk.
  2. Jelen fázisban elsôdleges feladatuk a duplikált besorolási rekordok (elsôsorban nevek) összevonása, illetve helyes csoportképzés ellenôrzése, megteremtése.

 

  1. Tárgyszavak a VOCAL rendszerben

 

  1. A VOCAL adatbázisban használat szempontjából a tárgyszavak három csoportját különböztetjük meg: tárgyi melléktételek (600, 610, 611 mezôk), tárgyszórendszerhez tartozó tematikus és földrajzi tárgyszavak (650, 651 mezôk) és szabad tárgyszavak (695 mezô).

 

  1. A tárgyi melléktételek, személynevek, testületi nevek, rendezvénynevek esetében tagkönyvtáraknak törekedni kell az azonos formájú használatra. Ez annál is inkább indololt, hiszen ezek az alakok formailag megegyeznek a fô és melléktételekkel, azokkal egy besorolási adat rekordhoz tartoznak. Ezen túl a tárgyi melléktételek kaphatnak egyedi alosztásokat.

 

  1. A tematikus (650 mezô) és földrajzi tárgyszavak (651 mezô) különbözô tárgyszórendszerek részei lehetnek, még a látszólag azonos tárgyszavakhoz is nagy valószínséggel más-más utalók tartoznak. Ezért szükséges a tárgyszórendszerek következetes elválasztása, amelyet a második indikátorérték segítségével tehetünk meg.

 

Jelenleg az alábbi tárgyszórendszerekkel találkozhatunk a VOCAL-ban:

Library of Congress tárgyszavak 0 indikátor

Medical Subject Headings 2 indikátor

KLTE tárgyszavak (LC) 4 indikátor

JATE tárgyszórendszere 7 indikátor

Mvészeti tárgyszórendszer 8 indikátor

A több könyvtár által közösen használt és épített tárgyszórendszerek esetében különösen fontos, hogy a tárgyszórekordokat is "közösen használjuk" azaz ne készüljenek új tárgyszórekordok a helyi adatbázisban akkor, ha azok már léteznek a VOCAL-ban. A VOCAL-ból emeljük át a tárgyszórekordokat az azonosító változatlanul hagyásával.

Az egyes tárgyszórendszereket közösen használó könyvtárak a közös tárgyszavak megkezdése elõtt konzultáljanak egymással.

  1. A szabad tárgyszavak (695 mezô) esetében nem kell törekednünk azok szétválaszthatóságára hiszen nem tartozik hozzájuk utalórendszer. Ezeket a könyvtár saját szabályait követve írhatja a 695 $a$x$y$z almezôkbe.

 

  1. A tárgyszavazás munkafolyamata:

 

  1. Mielôtt a tárgyszavazandó bibliográfiai rekordot beemeljük a katalogizáló modul Szerkeszt ablakába gyôzôdjünk meg arról, hogy lesz-e szükségünk új tárgyszóra.
  2. Nézzük meg, hogy a VOCAL adatbázisban van-e átemelhetô tárgyszó. Ha igen kérjük át a Szerkeszt ablakba, mentsük el a VOCAL + OPAC mentési opcióval.
  3. A VOCAL adatbázisból emeljük át a bibliográfiai rekordot és töröljük belôle az idegen tárgyszavakat.
  4. A bibliográfiai rekordot lássuk el saját tárgyszavainkkal.
  5. A rekordot mentjük a VOCAL + OPAC mentési opcióval
  6. Ha szükség van rá készítsük el az ój tárgyszórekrodokat és mentsük az VOCAL + OPAC mentési opcióval.


A VOCAL adatbázis bibliográfiai rekordja az idegen tárgyszavak törlése ellenére tartalmazni fogja az összes már beírt tárgyszót.

Terveink szerint a tárgyszavak átemelésének folyamata a jövôben egyszersödni fog.